Utilisation de la téléphonie mobile : installation et utilisation du système FrontlineSMS pour la collecte de données de base ou pour la messagerie sortante (section II)
Dans la 1ère section de cette sous-série Weaver, j’ai présenté FrontlineSMS, j’ai offert des informations sur comment utiliser ce programme et j’ai expliqué comment l’installer. Cette 2e section étudie plus en détail comment envoyer et recevoir des messages, comment gérer les contacts et comment paramétrer simplement FrontlineSMS. Dans la 3e section, nous verrons plus en détail les fonctionnalités avancées des mots-clés de FrontlineSMS.
Gestion des onglets
Quand vous affichez FrontlineSMS dans son mode par défaut, vous pouvez noter six onglets.
L’onglet « Home » (Accueil) permet d’afficher une liste d’évènements, ainsi qu’une petite fenêtre d’envoi de messages. Si vous travaillez sur un écran à basse résolution, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser l'onglet Home pour envoyer des messages. La raison en est que le bouton « Send » (Envoyer) ne peut pas être affiché dans l’espace disponible. Ce n’est pas un problème. Vous pouvez utiliser un autre onglet pour envoyer les messages, et c'est cette autre méthode qui est présentée dans ce guide.
Dans l’onglet « Home », vous pouvez également changer la langue utilisée pour l’interface de base. Pour ce faire, cliquez simplement sur le drapeau associé à la langue que vous souhaitez utiliser.
Nous allons nous concentrer principalement sur les onglets « Contacts » et « Messages ». L’onglet « Keywords » (Mots-clés) sera présenté dans une section à venir de cette sous-série sur FrontlineSMS. L’onglet « Phones » (Téléphones) vous permet de gérer les périphériques mobiles qui sont connectés à votre ordinateur. Cela a été couvert dans la 1ère section lors de l’introduction générale au processus d’installation.
Il reste deux onglets. L’un est « E-mails » (Courriels). Il s’agit d’un simple programme de messagerie électronique qui vous permet de gérer côte à côte vos courriels et vos messages SMS. Il vous faut bien sûr disposer d’une connexion au réseau. Nous n’allons pas rentrer dans les détails pour cet onglet dans ces guides, mais si vous voulez en savoir plus, vous pouvez vous reporter à la documentation officielle (en anglais). Pour simplement ajouter un compte de courrier électronique dans FrontlineSMS, compte qui sera affiché dans l’onglet « Emails », ouvrez l’élément de menu « Settings » (Paramètres) et sélectionnez « E-mail Settings » (Paramètres de courrier électronique). Remplissez le formulaire de manière appropriée.
Il y a un autre onglet qui est caché. Cet onglet permet de gérer les formulaires, une des puissantes fonctionnalités de FrontlineSMS. Cette fonctionnalité vous permet de créer des formulaires ou des champs texte qui guideront l’utilisateur d’un périphérique mobile lorsqu’il ou elle veut envoyer un rapport. Cette personne n'a pas besoin de savoir comment taper un message SMS correctement. Elle peut simplement remplir un formulaire qui a été envoyé à son téléphone portable. Les formulaires sont une fonctionnalité assez nouvelle. Il faut que les téléphones portables puissent installer un logiciel client. De plus, la fonctionnalité ne fait pas appel aux services SMS mais aux services de données GPRS. Étant donnée la portée initiale limitée de cette fonctionnalité inhérente aux spécifications techniques, ainsi que sa nature plus avancée, je ne parlerai pas des formulaires dans ces guides. Toutefois, si vous souhaitez en apprendre plus sur les formulaires de FrontlineSMS, vous pouvez consulter la documentation officielle ou tout simplement, essayer.
Pour masquer un onglet dont vous n’avez pas besoin, ou pour afficher un ongle caché comme « Forms », choisissez « View » -> « Tabs » (Affichage -> Onglets). Cochez les onglets que vous voulez afficher et enlevez la coche pour les onglets que vous voulez masquer. Pour ce guide, je vais masquer « Forms » et « E-mails ».
Suivi des couts
Une fonctionnalité utile offerte par FrontlineSMS est le suivi des couts généraux de messagerie. Vous pouvez noter en bas à droite la zone intitulée « Cost estimator » (Estimation des couts).
Notez bien que ce n’est qu’une estimation. Si vous communiquez avec des pays où les couts sont plus élevés, ces différences ne seront pas notées. Malheureusement, l’estimation des couts est liée à la langue sélectionnée, ou plus précisément, au pays et à la monnaie associée à cette langue. Par exemple, l’anglais est associé au Royaume Uni, où la monnaie est la livre sterling (GBP). Cela provoquera probablement quelques problèmes si vous changez de langue, mais pour une estimation, vous pouvez probablement ne pas faire attention à la monnaie utilisée. Simplement, veillez à ne pas oublier que la valeur n’est pas liée à la monnaie choisie par FrontlineSMS.
Contacts
Avant de pouvoir envoyer et recevoir des messages d’essai, il nous faut créer quelques contacts. Pour ce faire, passons à l’onglet « Contacts ». Là, vous noterez que non seulement vous pouvez ajouter des contacts individuels, mais vous pouvez également créer des groupes de distribution (sur la gauche). Les groupes de distribution sont très pratiques pour vous permettre d’envoyer facilement un même message à tout un groupe de personnes. Par exemple, si vous voulez pouvoir envoyer des alertes par messages SMS à un groupe de responsables de services d’urgence, vous commencez par ajouter chaque personne en tant que contact individuel dans FrontlineSMS. Vous ajoutez ensuite chacune de ces personnes à un groupe de distribution. Des individus peuvent être membres de plusieurs groupes : vous pouvez donc créer différentes divisions ou groupes suivant vos besoins. Par exemple, vous avez peut-être constitué une liste contenant tous les responsables des services d’urgence au niveau national, mais vous pouvez également créer des groupes spécifiques réduits qui comprennent uniquement des responsables régionaux ou locaux. Vous pouvez ainsi facilement et rapidement distribuer un seul message à une population cible précise sans devoir envoyer le même message SMS à chaque personne séparément.
Attention : notez bien que FrontlineSMS envoie un message SMS distinct à chaque contact listé dans le groupe. Vous devrez payer le tarif correspondant à chaque message SMS multiplié par le nombre de destinataires dans le groupe. De plus, sachez que plus le groupe est important, plus il faudra de temps pour que FrontlineSMS envoie les messages. C’est surtout vrai si vous n’avez qu’un seul périphérique mobile connecté à l’ordinateur. RANET estime qu’en général, il faut compter 12 secondes par message, par modem, pour l’envoi. Il faut donc tabler sur un délai de quatre minutes pour compléter l’envoi d’un message à un groupe de 20 personnes. En général, cela n’a pas trop d’importance, mais si la rapidité de réaction de votre service météo est primordiale, alors c’est un élément à prendre en compte.
Il est assez simple et intuitif de créer des contacts et des groupes, mais je vais vous présenter rapidement un exemple. Commençons par créer un nouveau contact (« New Contact »). Pour ce faire, passons à l’onglet « Contacts ». La zone de menu sur la droite affiche un onglet en bas qui s'appelle « New Contact » (Nouveau contact). Cliquez dessus.
Le programme affiche alors une plus petite fenêtre permettant de renseigner des informations de base sur le contact.
Pour le moment, je n’entre rien pour « Groups » (Groupes) car je n'ai pas encore créé de groupe. Pour ce qui est du numéro de téléphone (« Mobile Number »), si vous envoyez vos messages SMS au sein de votre pays, vous n’avez probablement pas besoin de préciser le code de pays. Ici aux U.S.A., j’ai pu envoyer des messages SMS à des contacts aussi bien quand le numéro de téléphone contenait le code international de pays (1) que quand il ne le contenait pas. Si vous rencontrez des difficultés, vous pouvez essayer soit d’ajouter soit de supprimer le code de pays du numéro de téléphone. Cela peut varier en fonction du fournisseur de service.
Cliquez sur « Save » (Enregistrer) après avoir rempli le formulaire. Vous pouvez maintenant créer un groupe. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « New Group » (Nouveau groupe) en bas à gauche dans l'onglet « Contacts ».
Le programme affiche une simple fenêtre où vous ne pouvez qu’entrer un nom.
Comme il n’est pas possible d’ajouter des données supplémentaires, si vous prévoyez de créer plusieurs groupes, essayez de leur donner des noms aussi descriptifs que possible. Essayer d’inclure l'objectif du groupe, qui en sont les membres ainsi que l'emplacement géographique, le cas échéant.
Revenons maintenant au premier contact que nous avons créé. Vous pouvez le retrouver dans la sous-fenêtre « Groups » (Groupes) de l'onglet « Contacts ». Sélectionnez soit « FrontlineSMS Contacts » (Contacts FrontlineSMS) soit « Ungrouped Contacts » (Contact non inclus dans un groupe).
Quand vous sélectionnez les différents groupes, la liste des contacts affichée dans la zone à droite est mise à jour pour en refléter le contenu. Si vous sélectionnez le dossier du groupe que vous venez de créer, il ne devrait pas contenir de contact. Sélectionnez le contact que vous venez de créer, cliquez sur le bouton « Edit » (Modifier) en bas à droite, ou cliquez dessus avec le bouton droit, pour le modifier. Vous pouvez maintenant ajouter dans le champs « Groups » le nom du groupe que vous venez de créer. Enregistrez les modifications (bouton « Save »). Le contact doit maintenant faire partie du groupe que vous avec créé.
Dans mon exemple, je me suis ajoutée en tant que contact puis j’ai créé un groupe que j’ai appelé RANET. Ensuite, je me suis ajoutée au groupe RANET. Bien sûr maintenant, quand j'ajoute un nouveau contact à la base de donnée de FrontlineSMS, je l’associerai directement au groupe lors de la création du contact si je veux l’incorporer à mon groupe de distribution RANET. Un contact peut appartenir à plusieurs groupes.
Envoi d’un message
Bien, nous avons donc créé un contact et un groupe. Cela signifie que nous pouvons maintenant envoyer un message SMS à quelqu’un. Dans FrontlineSMS, vous pouvez envoyer un message depuis un autre partie du programme. Comme je l’ai noté plus haut, l’onglet « Home » offre une fenêtre pour ce faire, mais si la résolution de l'écran n'est pas suffisante, le bouton « Send » (Envoyer) n'est pas visible. Le plus facile est d'initialiser l'envoi depuis l'onglet « Contacts », mais vous pouvez également le faire depuis l’onglet « Messages ».
Passons donc à l’onglet « Contacts ». Si vous voulez simplement envoyer un message SMS à une seule personne, sélectionnez l’élément « FrontlineSMS Contacts » (contacts FrontlineSMS) tout en haut dans la sous-fenêtre « Groups ». Le programme affiche alors tous vos contacts.
Vous pouvez alors sélectionner le contact à qui vous voulez envoyer un message SMS dans la liste affichée à droite dans « Contacts ». Vous pouvez cliquer sur le bouton « Send SMS » (Envoyer un SMS), ou vous pouvez cliquer sur le contact avec le bouton droit et sélectionner « Send SMS » (Envoyer un SMS). En gros, chaque fois que vous pouvez sélectionner un utilisateur, vous pouvez cliquer avec le bouton droit et envoyer un message SMS à cet utilisateur. De même, chaque fois que vous pouvez sélectionner un groupe dans FrontlineSMS, vous pouvez cliquer avec le bouton droit pour envoyer un message SMS à chacun des contacts associés à ce groupe de distribution.
La procédure à suivre pour envoyer le message est assez évidente. Tapez votre message, vérifiez que les informations sur le destinataire sont correctes et cliquez sur « Send » (Envoyer). Suivant le périphérique et l’état du réseau, il vous faudra peut-être attendre une trentaine de secondes pendant que FrontlineSMS envoie le message par le périphérique mobile et que l'autre périphérique mobile utilisé pour le test le reçoive. Si vous cliquez sur l’onglet « Messages », le programme affiche l’état du message ainsi que d’autres informations de base.
Vous pouvez filtrer les messages par contact, groupe et mot-clé. Vous pouvez également les filtrer par date.
Je ne vais pas expliquer toutes les options disponibles, mais notez bien qu’elles existent. Ces filtres de recherche deviennent extrêmement précieux quand la taille de la base de données de messages devient plus importante. Pour afficher les détails d’un message, il vous suffit de simplement cliquer sur le message listé dans la zone de droite de l’onglet « Messages ».
Nous pouvons également suivre les message grâce à la liste « Latest Events » (Derniers évènements) affichée dans l’onglet « Home » (Accueil).
J’espère que tout c’est bien passé et que vous avez réussi à envoyer un message SMS avec FrontlineSMS. Pas de gros problème, mais je souhaiterais toutefois attirer votre attention sur un point précis. Un message SMS standard ne peut contenir que 160 caractères, y compris les espaces. Cette contrainte explique pourquoi les messages SMS sont souvent courts et cryptiques. La plupart des réseaux et des périphériques permettent l’envoi et la réception de message SMS en plusieurs parties. FrontlineSMS le permet également.
Quand vous débutez un nouveau message, le programme affiche trois enveloppes (voir illustration ci-dessous).
FrontlineSMS vous permet d’envoyer des messages SMS en plusieurs parties, réparties dans trois messages SMS. En théorie, vous pouvez donc envoyer des messages contenant 480 caractères en tout. Dans la même fenêtre, FrontlineSMS indique combien de caractères vous pouvez encore taper. C’est pratique, mais n’oubliez pas que si vous envoyez un message contenant 480 caractères, vous devrez payer pour l’envoi de trois messages SMS à chaque destinataire. Notez également que certains vieux téléphone portables n'ont pas la capacité d'afficher correctement des messages en plusieurs parties, et qu’il peut être difficile de lire des longs messages sur un périphérique mobile.
Messages reçus
Recevoir un message n’est guère compliqué. FrontlineSMS s’occupe de cette tâche. Utilisez un téléphone portable pour envoyer un message SMS au modem ou téléphone connecté à FrontlineSMS . Le message sera affiché dans l’onglet « Messages ». Ici aussi vous pouvez filtrer par utilisateur, et vous pouvez afficher tous les messages reçus simplement en sélectionnant « All Messages » (Tous les messages) dans la sous-fenêtre de gauche.
C’est tout. Vous avez créé un poste de travail simple qui vous permet d'envoyer et de recevoir rapidement des messages SMS. Vous pouvez mettre à profit la puissance des groupes pour configurer des flux de travail vous permettant d'envoyer des bulletins météo, des alertes et autres informations à des listes de contacts prédéfinies. Dans la section suivante (Section III), nous allons voir comment utiliser les mots-clés (Keywords). En utilisant des mots-clés, vous pouvez élargir la portée de FrontlineSMS. D’un simple client de messagerie, vous le transformerez en un automate chargé de la collecte de données, de l'envoi de réponses automatiques et d'autres tâches similaires.
